“Door gebrek aan verkeersleiders staan treinen stil” … koppen diverse nieuwssites. “Dat kunnen we natuurlijk niet hebben”, vinden niet alleen treinreizigers. Geen vervoer betekent zo ongeveer het lamleggen van de economie. Je vraagt je af hoe zoiets kan. Hadden we dit kunnen voorzien? Het antwoord is: ja! Dit hadden we kunnen zien aankomen… maar hadden we er ook op tijd iets aan kunnen doen? Ook daar is het antwoord ‘ja’ op. Hoe? Lees hier verder.
Edger Gubbels, MBA-docent Human Resource Management
Nieuws staat bol van berichten over personeelstekort
Afgelopen maanden staat het nieuws bol van berichten over hoge tekorten aan personeel in de zorg, maar ook aan vrachtwagenchauffeurs, leerkrachten, ingenieurs, gevangenismedewerkers en in andere sectoren.
Personeelstekorten ontstaan niet zomaar vanzelf. Wat voor de verkeersleiders geldt bij de treinen, geldt ook in andere beroepsgroepen: vaak zie je personeelstekorten van ver aankomen. Het heeft met vraag en aanbod te maken. Aanbod van werk vraagt om voldoende personeel. Bijvoorbeeld: vergrijzing zorgt voor meer vraag naar personeel in de zorg. En als je stelselmatig te weinig nieuwe mensen in bepaalde beroepsgroepen opleidt, dan zal er vroeg of laat een tekort optreden bij een aanhoudende of versnelde vraag naar personeel. En dat is precies wat er is gebeurd bij de spoorwegen en hun verkeersleiders. Jarenlang heeft men de toename van vervoer van mensen en goederen zien groeien op het spoor. Toch heeft men er niet op tijd op ingespeeld door voldoende nieuwe verkeersleiders op te leiden. Nu staat men met lege handen. Er lijkt een simpele verklaring voor. Maar komt er nog meer bij kijken om een goede inschatting te maken van personele bezetting op termijn?
SPP of Strategische Personeelsplanning
Het op tijd inspelen op de vermoedelijke vraag naar personeel, heet in het Human Resource Management vak Strategische Personeelsplanning (hierna SPP). Dat vraagt om breder te kijken dan de recente toekomst, dus goed kijken naar economie (vraag en aanbod), historie en (verwachte) groei of daling mee te nemen in het in-, door- (met name opleiden) en uitstroombeleid van personeel.
Wat is dat eigenlijk: SPP?
In Jip en Janneke taal kun je zeggen dat SPP betekent: de juiste persoon op het juiste moment op de juiste plaats. De academische definitie van Evers en Verhoeven (1999) luidt: “Het continu voorbereiden, vormgeven en implementeren van beleid rondom de instroom, doorstroom en uitstroom van personeel, waardoor de personen met de juiste kwaliteiten, kosten en flexibiliteit op de juiste momenten aanwezig zijn op de juiste plaats in de organisatie, teneinde de activiteiten uit te kunnen voeren, benodigd voor het behalen van de strategische doelen.”
SPP is daarmee een bredere activiteit en vraagt om een duidelijke visie op de lange termijnstrategie van de organisatie. Deze is gekoppeld aan (markt)ontwikkelingen. Soms zijn ontwikkelingen lastig in te schatten, neem bijvoorbeeld de Coronapandemie en de gevolgen voor personele bezetting. Tegelijkertijd wil je niet, zoals bij het spoorvervoer, voor een voldongen feit komen te staan dat er zogenaamd ‘plotseling’ geen verkeersleiders meer zijn en de trein stil staat.
Waar bestaat SPP uit? Waar houd ik dan rekening mee?
Om op een adequate manier aan SPP te doen moet je rekening houden met 9 stappen of bouwstenen, zegt Evers (2020). Deze zijn:
- Voorbereiding en afbakening (maak een plan van aanpak, stel beschikbare data)
- Externe analyses, scenario’s (scenarioplanning HR i.s.m. lijn, breng toekomsten in kaart)
- Interne analyse, strategie en formatie (HR i.s.m. Financiën, inventariseren van huidige formatie, visie, missie en gewenste organisatiestrategie)
- Toekomstig gewenste formatie (i.s.m. lijn de gewenste formatie vaststellen)
- Huidige bezetting, vlootschouw (data over huidig personeelsbestand, bijv. via HR3P-matrix)
- Arbeidsmarkt (deze ontwikkelingen en data in kaart brengen)
- Verwachte bezetting (mogelijkheden doorrekenen om toekomstige verwachte bezetting in te schatten)
- Gaps (welke discrepanties worden verwacht?)
- Oplossingsrichtingen (lijn, HR en Financiën kijken samen naar oplossingen en acties)
Tijd én aandacht
Met andere woorden: SPP vraagt om tijd en aandacht om voorbereid te zijn op de toekomst. Deze probeer je in te schatten door rekening te houden met diverse variabelen. Het vraagt om visie én een koppeling met de strategie. Het vraagt om samenwerking tussen HR, Financiën en ICT. Gelukkig zijn er tegenwoordig heel wat ‘tools’ die kunnen helpen bij het in kaart brengen van die variabelen. Het vraagt om het slim koppelen van personele, kwaliteits- en financiële gegevens. Betrokkenheid van de ICT-afdeling bij een SPP project is cruciaal. En handig gebruikmaken van Business – en HR-Intelligence software rond SPP.
De zorg zal ons géén zorg zijn
De laatste tijd staat er vrijwel elke dag iets in het nieuws over personeelsproblemen, en met name de tekorten. De zorg zou ons geen zorg moeten zijn. Van der Geest (2021) hierover: “Het meest fundamentele zorgprobleem van allemaal: het personeelstekort.” We hebben nu een tekort van 80.000 zorgprofessionals”, zegt SER-lid van der Veen. “Dat loopt de komende jaren op naar 135.000. Van alle zorgmedewerkers (meer dan een miljoen) gaat een kwart de komende 10 jaar met pensioen. Tegenslag daarbij: 40% van alle afgestudeerden verlaat binnen 2 jaar het vak. Keiharde keuzes zijn nodig, het huidige arbeidsmarktbeleid in de zorg is simpelweg onhoudbaar.”
Oplossingen op kortere termijn
Toch zijn er ook oplossingen op de korte termijn voor de acute situatie. Omdat het verloop onder verpleegkundigen zo groot is, moeten we beseffen dat de tijd rijp is om de wensen en de voorwaarden van verpleegkundigen serieus te nemen. Jarenlang was het mantra: de patiënt staat centraal, dat moet verschuiven naar de medewerker staat centraal. Pas dan kan die zorgprofessional de patiënt de beste zorg leveren.
Maasstad Ziekenhuis
In het Maasstad ziekenhuis van Rotterdam is de uitstroom van verpleegkundigen niet hoger dan voor de Coronacrisis, en ook het team op de IC is nagenoeg intact gebleven. Een gevolg denkt men van een strikte afspraak die sinds 2 jaar geldt: elke dag wordt berekend hoeveel verpleegkundigen er nodig zijn op het aantal patiënten. “Zijn er op een dag minder verpleegkundigen beschikbaar, dan plannen we die dag ook minder patiënten”, aldus de voorzitter van de Verpleegkundige Adviesraad. “Zo houden we de werkdruk zo gelijk en behapbaar mogelijk.”
Jeroen Bosch Ziekenhuis
In het Jeroen Bosch Ziekenhuis van ’s-Hertogenbosch is het verloop onder IC-verpleegkundigen ook laag: 4 zijn er de laatste 1,5 jaar weggegaan op een bestand van 80 voltijdsbanen. Een kwestie van grenzen durven opzoeken zeggen de Jager (intensivist) en van Bussel (unithoofd): “Doordat we geluisterd hebben naar onze verpleegkundigen, hebben we nu een systeem waarin zij zelf kunnen roosteren. Daarmee hebben zij meer invloed op hun vrije dagen en diensten. Er gaat veel energie zitten in – en nu begint iedereen natuurlijk te zuchten – een goed teamklimaat. Het gevoel dat je het met elkaar moet doen. Er mogen geen barrières zijn tussen arts en verpleegkundigen. Ook een leerling-verpleegkundige moet mij kunnen beoordelen.”
Tevens investeert het ziekenhuis sinds langere tijd in het boeien en binden van medewerkers, door bijvoorbeeld het leveren van gezonde maaltijden voor de nachtdienst bij de IC’s; in de beloning worden de randen van de cao opgezocht; meer kinderopvang wordt vergoed en alle mogelijkheden worden benut om medewerkers zoveel mogelijk verlof en rust te gunnen tussen de golven in.
Uitdaging in beloning
Er is nog wel een uitdaging: de structurele beloning voor dit werk. Met name verplegenden lopen nog altijd 6 á 10% achter op het marktconforme salaris. Het gekmakendste voorbeeld vindt IC-hoofd Girbes, is dat van de Cliniclowns: “het startsalaris is 500 euro hoger dan van een verpleegkundige, een verschil dat kan oplopen naar 1500 euro. Het is niet dat ik dat die clowns niet gun, het gaat erom dat degenen die deze schalen destijds hebben opgesteld, het werk van een gespecialiseerd verpleegkundige lager hebben ingeschat.”
Nu én in de toekomst oplossen van personeelstekort
Bij deze actuelere personeelsvraagstukken wordt zowel gekeken naar de korte als naar de middellange en langere termijn. En mensen worden creatief in het bedenken van oplossingen daar waar problemen zijn, getuige de voorbeelden van het Jeroen Bosch en Maasstad Ziekenhuis. Maar voor de (middel)langere termijn geldt SPP niet zozeer als een wondermiddel, maar meer als een noodzakelijk kwaad om mogelijk onheil – zieken niet kunnen helpen, stilstaande treinen e.d. – wegens personeelsgebrek te voorkomen.
Samenvatting
Een tekort aan personeel is vrijwel zeker te voorkomen, maar dan moet je op tijd beginnen te investeren in strategische planning. Visie hebben en de organisatiestrategie helder hebben, zijn daarbij vereisten. De daarvan afgeleide Strategische Personeelsplanning (SPP) is dan geen ‘rocket science’. Het vraagt om goed na te denken over tenminste drie zaken:
- het inhoudelijke concept met de bijbehorende tools en technieken;
- de benodigde data: kwantitatieve en kwalitatieve gegevens vanuit personeelsregistratiesystemen, beoordelingen en financiële gegevens;
- het vereiste draagvlak, en daarmee het proces van SPP.
SPP, is niet meer weg te denken van de agenda van lijnmanagement en Human Resource Management. Mensen maken het verschil. Een goede, duurzame afstemming van de personele bezetting (aanbod) op de nu en in de nabije toekomst gewenste formatie (vraag), is meer dan ooit essentieel voor de continuïteit van organisaties. Voeg daaraan toe de structureel inkrimpende arbeidsmarkt vanwege demografie en de vraagstukken rond vergrijzing, en het is duidelijk dat er op een bedrijfseconomische wijze slim omgaan met het Human Capital veel te winnen (of te verliezen) valt.
Bronnen:
- Evers, G. & Freese, C. – Strategische personeelsplanning: hoe pak je het aan? – Tijdschrift voor HRM, 2014.
- Evers, G – Strategische Personeelsplanning á la carte. 2020.
- Geest, M. van der – Waarom de IC’s niet meer kunnen. – Volkskrant 13.11.2021.
Bekijk het LinkedIn-profiel van docent Edger Gubbels
Lees of beluister ook: de blogs en podcasts van andere docenten over hun management vakgebied.
