‘Een aanpak tot kostenbesparing binnen Zorgbegrip B.V.’

MBA Afstudeerproject Katinka de Boer

Tijd is key

Grip krijgen op de personeelskosten van haar eigen thuiszorgorganisatie Zorgbegrip B.V. Katinka de Boer zorgde ervoor door tijdsbesparing en studeerde hiermee in 2021 af voor haar MBA-opleiding. Het resulteerde niet alleen in verlaging van kosten, maar het zorgde ook voor meer tijd voor de cliënt en de juiste werk/rustbalans.

Probleem

In dit onderzoek is beoogd antwoord te krijgen op de vraagstelling. De probleemstelling voor dit onderzoek is: de personele kosten van Zorgbegrip B.V. zijn momenteel 75% van de verkoopprijs. Om voldoende winst te behalen, dienen deze kosten 60% te zijn.

De personeelskosten zijn te hoog. Doelstelling is de personeelskosten te verlagen.

De onderzoeksvraag is: ‘Hoe kunnen de personeelskosten van Zorgbegrip omlaag gebracht worden?’

Actie

De methode van het onderzoek is deskresearch, tezamen met een kwalitatieve enquête. Dit alles is ondersteund met literatuuronderzoek.

De conclusies zijn:

Medewerkers worden structureel te veel ingeroosterd ten opzichte van de contracturen, waardoor er geen zicht is op vacatureruimte en medewerkers te zwaar belast worden.
Door de medewerkers niet volgens hun functieniveau op een route te plaatsen, worden cliënten onderling uitgewisseld. Dit leidt tot te lange reistijden.
Om efficiënter te kunnen werken, kan meer gebruikgemaakt worden van ICT-programma’s.
De huidige besparingen leveren in 2021 al ruim € 100.000 op.

Oplossing

De volgende aanbevelingen zijn uit het onderzoek naar voren gekomen:

Rooster medewerkers in naar contracturen. Daarmee wordt de vacatureruimte inzichtelijk en blijft de werk/rustbalans intact.
Door meer cliënten in de kleinere dorpen aan te nemen, neemt de intensiteit binnen het werkgebied toe en worden de reisafstanden kleiner. Daardoor blijft er meer tijd over om zorg te verlenen.
Aan de hand van het rooster wordt optimaal inzichtelijk óf er vacatureruimte is en welke.
Daarmee kan de inzet van de zzp’ers fors naar beneden en nemen de personele kosten aanzienlijk af. Om alle veranderingen door te voeren, is het belangrijk om intensiever met het team samen te werken. Lean is daarvoor een geschikte methode. Een belangrijk onderdeel van Lean is het tegengaan van verspilling in de processen. Dat heeft naar verwachting ook direct invloed op de kostprijs. De organisatie kiest ervoor om het doel, efficiëntie, af te bakenen tot tijdsbesparing om de medewerker sneller bij de volgende cliënt te krijgen.

De organisatie neemt de volgende maatregelen om tijd te besparen:

taken anders inrichten;
afstemming tussen medewerkers anders regelen;
beter benutten van ICT-ondersteuning bij de taakuitvoering;
de aansturing aanscherpen;
meer gekwalificeerde mensen aannemen;
besluitvorming over taaktoedeling en uitvoering simpeler maken.

Impact

Dankzij BSN ben ik tot een verdiepende en heldere analyse gekomen die de continuïteit van de organisatie ondersteunt. Mijn MBA Afstudeerproject heeft ervoor gezorgd dat we meer dan € 100.000,- op personele kosten hebben bespaard ten opzichte van het jaar ervoor, terwijl we in het aantal fte zijn gegroeid!”

Lees ook het interview met Katinka over haar MBA-ervaringen.